Messaggio di benvenuto per gli ospiti, cosa scrivere e 6 esempi

Di Infinithink Studio · 27 ottobre 2026

Chi gestisce un B&B o una casa vacanza scrive ogni settimana le stesse cose. Come si arriva, a che ora si entra, dove si parcheggia, qual è la password del Wi-Fi. Spesso lo fa dal telefono, di corsa, e ogni volta con parole diverse. Un buon messaggio di benvenuto per gli ospiti risolve il problema una volta sola, perché raccoglie quello che serve in un testo chiaro, cordiale e pronto da riusare.

In questa guida trovi cosa scrivere nei quattro momenti del soggiorno, sei esempi interi da adattare, uno anche in inglese, e il modo per prepararli e tradurli con gli strumenti di scrittura di Infinithink. Il testo poi lo incolli tu nel canale che usi già, la chat della piattaforma di prenotazione o la tua email.

Cosa mettere nel messaggio di benvenuto, momento per momento

Un solo messaggio lunghissimo, mandato il giorno della prenotazione, di solito viene letto a metà e ritrovato a fatica la sera dell'arrivo. Funziona meglio dividere le informazioni in quattro messaggi brevi, ognuno con quello che serve in quel momento.

Prima dell'arrivo

Due o tre giorni prima, l'ospite vuole sapere come raggiungerti. È il messaggio più importante, perché evita le telefonate dell'ultimo minuto.

• Saluto con il nome e conferma delle date.
• Indirizzo e un riferimento pratico per trovarti (il cancello verde, il portone accanto alla farmacia).
• Orario del check-in e cosa fare se si arriva tardi.
• Parcheggio, mezzi pubblici, eventuale zona a traffico limitato.
• Una domanda semplice, per esempio l'orario previsto di arrivo.

Al check-in

Quando l'ospite entra ha la valigia in mano e poca voglia di leggere. Servono poche informazioni, in ordine di urgenza, cioè Wi-Fi, riscaldamento o aria condizionata, colazione, rifiuti e un numero da chiamare se qualcosa non va. Le regole della casa vanno in poche righe, con un tono gentile e senza elenchi di divieti.

Durante il soggiorno

Un messaggio breve dopo la prima notte mostra attenzione e ti permette di risolvere un problema prima che finisca in una recensione. Basta chiedere se va tutto bene e aggiungere un consiglio che conosci davvero, un posto dove mangiare, una passeggiata, un mercato.

Prima della partenza

La sera prima del check-out ricordi l'orario, cosa fare con chiavi e rifiuti, e ringrazi. Puoi invitare a lasciare una recensione con una frase sobria, senza insistere. Le piattaforme di prenotazione hanno regole precise su cosa si può chiedere agli ospiti, quindi leggi le linee guida di quella che usi.

Sei esempi di messaggio di benvenuto pronti da adattare

Gli esempi che seguono sono illustrativi, con nomi, indirizzi, orari e strutture di fantasia. Sostituisci ogni dato tra parentesi quadre con quello vero e cambia le frasi che non suonano come le diresti tu.

1. B&B in città, prima dell'arrivo

Ciao [nome ospite], sono Giulia del B&B Le Tre Finestre. Ti aspettiamo [data di arrivo], ecco le informazioni per arrivare senza pensieri.

Il B&B è in [via e numero civico], al secondo piano, citofono «Tre Finestre». Il check-in è dalle 15 alle 20. Se pensi di arrivare più tardi scrivimi, troviamo una soluzione.

Il centro storico è zona a traffico limitato. Il parcheggio più vicino è [nome e indirizzo del parcheggio], a circa cinque minuti a piedi.

Mi dici a che ora pensi di arrivare? Così mi organizzo per accoglierti. A presto, Giulia

2. Casa vacanza con ingresso autonomo

Buongiorno [nome ospite], benvenuto a Casa Corbezzolo. Da [data di arrivo] la casa è tutta per te. Ecco come entrare.

A destra del portone trovi una cassetta delle chiavi grigia. Il codice te lo mando il giorno dell'arrivo, alle 12. Dentro ci sono la chiave di casa e quella del cancello.

Il Wi-Fi si chiama [nome rete], la password è sul frigorifero. Il riscaldamento si accende dal termostato in corridoio. La raccolta differenziata è spiegata sul foglio dentro l'anta sotto il lavello.

Per qualsiasi problema mi trovi al [numero di telefono], dalle 8 alle 22. Buona vacanza, Marco

3. Agriturismo, al check-in

Benvenuti all'Agriturismo Poggio dei Gelsi, [nome ospite]. Speriamo che il viaggio sia andato bene.

La colazione è in sala grande dalle 8 alle 10, con le marmellate e il pane che facciamo qui. Se avete intolleranze ditecelo oggi, così ci organizziamo per domattina.

La cena è su prenotazione entro le 17. La piscina è aperta dalle 9 alle 19. Vi chiediamo solo di tenere chiuso il cancello dell'orto, per via delle galline.

Per qualsiasi cosa, la reception è in cascina o al [numero di telefono]. Buon soggiorno dalla famiglia Ferri

4. A metà soggiorno

Ciao [nome ospite], com'è andata la prima notte? Se manca qualcosa o se qualcosa non funziona, scrivimi pure, preferisco saperlo subito.

Un consiglio per domani. Il sabato mattina in piazza c'è il mercato, il banco dei formaggi in fondo a destra vale la passeggiata. Buona giornata, Giulia

5. Prima della partenza

Ciao [nome ospite], domani è il giorno della partenza. Il check-out è entro le 10.

Quando esci, lascia pure le chiavi sul tavolo della cucina e accosta la porta, si chiude da sola. I sacchetti dei rifiuti vanno nei bidoni in cortile.

Grazie di essere stato nostro ospite. Se ti sei trovato bene, una recensione ci aiuta a farci conoscere. Buon viaggio, Marco

6. In inglese, per ospiti stranieri

Hi [guest name], this is Giulia from Le Tre Finestre B&B. We look forward to welcoming you on [arrival date]. Here is everything you need to get here.

The B&B is at [street and number], second floor, buzzer «Tre Finestre». Check-in is from 3 pm to 8 pm. If you expect to arrive later, just let me know and we will sort it out.

The historic centre is a limited traffic zone, so please do not drive into it. The nearest car park is [car park name and address], about a five-minute walk away.

Could you tell me your expected arrival time? See you soon, Giulia

In inglese spiega in una riga cosa sono la ZTL o la raccolta differenziata, che per molti stranieri non sono ovvie.

Dove mandarlo

Se la prenotazione arriva da un portale, la chat interna del portale è il posto più comodo, perché l'ospite la riceve nell'app che ha già aperto e la conversazione resta legata alla prenotazione. Molte piattaforme permettono di salvare risposte rapide o messaggi programmati, controlla nelle impostazioni della tua. Per le prenotazioni dirette resta l'email.

Come farlo con Infinithink, passo passo

Infinithink non invia messaggi agli ospiti e non si collega ai portali di prenotazione. Ti aiuta a scrivere i testi una volta, nel tuo tono. Poi li copi nella chat della piattaforma, nelle risposte rapide o nella tua email.

1. Scrivi i messaggi con il Generatore di email

Apri il Generatore di email e dalla pagina scegli Apri lo strumento. In Oggetto o argomento scrivi il momento, per esempio «Informazioni prima dell'arrivo». In Cosa deve dire l'email metti i tuoi appunti, anche sparsi. Ottieni un messaggio di circa 80-200 parole con oggetto, saluto, scopo nella prima frase e una sola richiesta chiara. I dati che mancano diventano segnaposto come [orario], invece di essere inventati.

Esempio di input, illustrativo, con dati di fantasia.

A un ospite del B&B, tono cordiale, si dà del tu. Arrivo tra tre giorni. Indirizzo [indirizzo], secondo piano, citofono Tre Finestre. Check-in dalle 15 alle 20, se arriva tardi deve avvisare. Centro in ZTL, parcheggio a cinque minuti a piedi. Chiedere l'orario di arrivo.

Il risultato somiglia al primo esempio di questa guida. Una prima bozza arriva in tempi brevi, poi ci vuole il tempo di rileggerla e adattarla. Ripeti per check-in, metà soggiorno e partenza, e avrai i tuoi quattro messaggi.

2. Per chi si iscrive alla newsletter, Email di benvenuto

Se proponi agli ospiti una newsletter, con il loro consenso, Email di benvenuto scrive il primo messaggio per chi si iscrive, con tre oggetti e un testo di anteprima. Il modulo chiede solo il Nome del destinatario. Il resto lo legge da Brand Voice, disponibile dal piano Lite. Senza Brand Voice compaiono segnaposto come [nome del brand], da completare a mano.

3. Traduci con Traduzione

Quando il testo italiano è approvato, apri Traduzione e compila Testo da tradurre, Lingua di partenza e Lingua di arrivo. Traduci un messaggio alla volta, poi rileggi nomi, orari e indirizzi. Se il testo resta in camera per mesi, fallo leggere a un madrelingua.

4. Ritocca con la Chat AI

Nella Chat AI incolli un messaggio e chiedi di accorciarlo per il telefono, di renderlo più formale o di preparare la versione da stampare.

Cosa rileggere prima di usarlo

• Orari, indirizzo, telefono e prezzi di eventuali servizi extra, uno per uno.
• Che non sia rimasto nessun segnaposto tra parentesi quadre.
• Che il tono sia il tuo, con lo stesso tu o lei in tutti e quattro i messaggi.
• Che le regole della casa siano le stesse dell'annuncio.

Attenzione ai dati degli ospiti

Per scrivere i messaggi non servono i dati veri delle persone. Negli appunti usa segnaposto come [nome ospite] e inserisci il nome solo quando incolli il testo nella chat del portale. Non incollare negli strumenti numeri di documento, dati di pagamento, codici di accesso o informazioni sulla salute. Per come trattare i dati degli ospiti fai riferimento alle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali e verifica con il tuo consulente.

Errori da evitare

• Un unico messaggio con tutto dentro. L'ospite non trova l'informazione quando gli serve.
• Le regole della casa scritte come divieti. Spiega il motivo in poche parole, come nell'esempio delle galline.
• Dati vecchi copiati e incollati. Un orario cambiato o un codice superato creano problemi proprio all'arrivo. Il codice della cassetta delle chiavi mandalo a parte, il giorno stesso.
• La traduzione non riletta. Un orario sbagliato in inglese può lasciare un ospite fuori dalla porta.

Inizia gratis con il piano Free. Senza carta di credito e senza scadenza, gli strumenti di scrittura si usano da subito. Crea l'account gratis

Il Free va bene per provare e preparare i primi messaggi. Se scrivi testi per gli ospiti tutti i giorni, nella pagina dei prezzi trovi cosa include ciascun piano.

Domande frequenti

Cosa scrivere in un messaggio di benvenuto per ospiti Airbnb?

Prima dell'arrivo, indirizzo, orario di check-in, come entrare e dove parcheggiare, più una domanda sull'orario di arrivo. Al check-in, Wi-Fi, riscaldamento, rifiuti e un numero da chiamare. Frasi brevi, che si leggono bene sul telefono.

Un messaggio di benvenuto per ospiti hotel è diverso da quello di un B&B?

Di solito è più formale e si dà del lei. Le informazioni sono simili, ma c'è più spazio per i servizi della struttura, come ristorante o navetta. Lo schema in quattro momenti funziona in entrambi i casi.

Devo scrivere il messaggio anche in inglese?

Se ospiti stranieri, conviene. Un messaggio chiaro nella loro lingua riduce domande ed equivoci all'arrivo. Scrivi prima la versione italiana, approvala, poi traducila e rileggila.

Infinithink manda i messaggi agli ospiti in automatico?

No. Infinithink scrive e traduce i testi, che poi copi nella chat della piattaforma di prenotazione, nelle risposte rapide o nella tua email. L'invio resta nelle tue mani, insieme all'ultimo controllo.

Fonti ufficiali consultate. Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati, pagina del Garante privacy.

Contenuto informativo, non costituisce consulenza legale o professionale. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione e possono cambiare. Fonti ufficiali consultate il 23 ottobre 2026.

Contenuto informativo, non costituisce consulenza legale o professionale. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione e possono cambiare. Fonti ufficiali consultate il 27 ottobre 2026.