Le email più faticose da gestire non sono quelle lunghe. Sono quelle con quattro domande, una richiesta nascosta nel terzo paragrafo e un registro da rispettare, magari da un cliente che aspetta una risposta entro sera. Risposta a un'email serve a rispondere a un'email in modo professionale senza dimenticare niente. Incolli il messaggio ricevuto, aggiungi in poche parole cosa vuoi dire e lo strumento scrive la risposta completa.
La risposta parte dall'oggetto con Re, saluta chi ti ha scritto per nome e risponde a ogni domanda nell'ordine in cui è stata posta. Se manca un'informazione che solo tu puoi dare, una data, un importo, un orario, lo strumento lascia un segnaposto tra parentesi quadre invece di inventarla. Si adegua al tono dell'email originale, dal "Ciao Paolo" tra colleghi al "Gentile dott. Ferri" con un cliente nuovo, e chiude con un passo successivo chiaro.
Fa parte della famiglia Email. Se invece devi aprire tu una conversazione da zero, usa il Generatore di email.
Cosa ottieni
- L'oggetto nella forma Re, seguito dall'oggetto originale
- Un saluto con il nome di chi ti ha scritto, nel registro giusto
- Una risposta a ogni domanda e richiesta, nello stesso ordine dell'email ricevuta
- Segnaposto come [data da confermare] dove la decisione spetta ancora a te
- Un testo da 60 a 180 parole circa, con il passo successivo, i saluti e [il tuo nome]
Cosa compili
- Rispondi a facoltativo
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Nome di chi ti ha scritto, es. Paolo Ferri
- Oggetto dell'email facoltativo
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Es. richiesta di preventivo per il nuovo sito
- Email ricevuta e cosa vuoi rispondere facoltativo
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Incolla l'email che hai ricevuto, poi aggiungi i punti da inserire nella risposta, es. sì all'incontro, venerdì va bene, invio il file entro lunedì.
Come si usa, passo dopo passo
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Scrivi a chi rispondi e l'oggetto
Nel campo Rispondi a metti il nome di chi ti ha scritto, in Oggetto dell'email l'oggetto del suo messaggio. Diventa la riga Re della tua risposta.
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Incolla l'email e aggiungi i tuoi punti
Incolla il messaggio intero, poi elenca in breve cosa deve dire la risposta, per esempio sì all'incontro, venerdì va bene, file entro lunedì.
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Scegli lingua e tono, poi genera
La risposta esce nella lingua che imposti, anche se l'email ricevuta è scritta in un'altra lingua.
-
Completa i segnaposto e invia
Sostituisci ogni parte tra parentesi quadre con il dato vero, rileggi e incolla il testo nel tuo programma di posta.
Esempio, input e risultato
Input
- sender_name
- Paolo Ferri
- subject
- Richiesta di preventivo per il nuovo sito
- message
- Email ricevuta. Buongiorno, potete inviarmi un preventivo per un sito di cinque pagine? Vorremmo anche sapere i tempi e se vi occupate dell'hosting. I miei punti. Preventivo entro giovedì, tempi circa sei settimane, hosting sì.
Risultato
Gentile Paolo,
grazie per averci contattato per il nuovo sito.
Le invierò un preventivo dettagliato per le cinque pagine entro giovedì. Per un progetto di queste dimensioni servono di solito circa sei settimane, a partire da quando definiamo insieme contenuti e grafica.
Sì, possiamo occuparci anche dell'hosting, e troverà le diverse opzioni nel preventivo.
Le andrebbe di fissare una breve telefonata [giorno e ora] per vederlo insieme?
Cordiali saluti,
[il tuo nome]
Esempio illustrativo scritto dalla redazione per mostrare il formato atteso.
Consigli per risultati migliori
- Incolla l'email intera, non un riassunto. Lo strumento risponde solo alle domande che vede.
- Scrivi i tuoi punti come decisioni brevi, sì, no, venerdì, entro lunedì. Le frasi complete le costruisce lo strumento.
- Se devi dire di no a qualcosa, scrivilo tra i punti insieme al motivo che vuoi dare, così il rifiuto resta cortese ma chiaro.
Chi lo usa, e per cosa
Libero professionista con un nuovo cliente
Risponde a una richiesta di preventivo su costo, tempi e cosa è incluso, senza saltare nessuna delle tre domande.
Ufficio amministrativo alle prese con i fornitori
Risponde punto per punto alle domande su consegne e fatture, con un segnaposto dove il magazzino deve ancora confermare la data.
Responsabile di un piccolo team
Trasforma due appunti presi al volo in una risposta cortese a un collega, che conferma quanto deciso e indica il passo successivo.
Chi lavora con l'estero
Incolla l'email in inglese di un fornitore e riceve la risposta in italiano da adattare, oppure il contrario.
Limiti e buone pratiche
- Non si collega alla tua casella di posta. Non legge, non invia e non archivia le email, la risposta la copi tu.
- Non inventa prezzi, date o impegni. Quello che non hai indicato resta un segnaposto da completare.
- Prima di inviare controlla nomi, cifre e promesse. Ogni generazione consuma crediti del tuo piano, i dettagli sono nella pagina dei prezzi.
Domande frequenti
Come si risponde a un'email in modo professionale?
Si risponde a tutte le domande nell'ordine in cui sono state fatte, si mantiene lo stesso livello di formalità di chi scrive e si chiude con un passo successivo chiaro. Meglio restare brevi e non prendere impegni su dettagli non ancora confermati. Lo strumento segue queste regole e lascia un segnaposto per ogni decisione aperta.
Cosa devo incollare nel campo dell'email?
L'email ricevuta per intero, seguita dai punti che la risposta deve contenere, separati da una riga come I miei punti. Più i punti sono precisi, meno correzioni dovrai fare dopo, perché lo strumento usa solo quello che scrivi e non riempie i vuoti con supposizioni.
Posso rispondere in una lingua diversa da quella dell'email ricevuta?
Sì. La risposta viene scritta nella lingua che scegli nelle impostazioni, anche quando l'email incollata è in un'altra lingua. È utile per esempio quando un fornitore tedesco scrive in inglese e tu preferisci controllare prima il testo in italiano, oppure quando vuoi rispondere direttamente in inglese.
Perché nella risposta ci sono parti tra parentesi quadre?
Sono segnaposto. Lo strumento li inserisce quando alla risposta serve un dato o una decisione che non hai indicato, come una data, un importo o l'orario di un incontro, così non ti impegna su niente al posto tuo. Sostituiscili tutti prima di inviare l'email.
Lo strumento invia l'email al posto mio?
No. Scrive solo il testo della risposta. Lo copi in Gmail, Outlook, nella webmail del tuo provider o in qualsiasi altro programma di posta, lo rileggi e lo invii tu. Per provarlo basta creare un account, i crediti inclusi in ogni piano sono nella pagina dei prezzi.
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