Scrivere una mail formale, struttura, esempi e come farla con l'IA

Di Infinithink Studio · 25 ottobre 2026

Scrivere una mail formale sembra facile finché non tocca a te. Devi sollecitare una fattura a un cliente che conosci appena, chiedere a un ufficio comunale a che punto è una pratica, rispondere a una cliente che ha ricevuto un ordine rotto. Il contenuto lo hai in testa. Il dubbio è sulla forma, Gentile o Spettabile, Lei maiuscolo o no, Cordiali o Distinti saluti.

Qui trovi la struttura parte per parte, una tabella dei saluti in base al destinatario, quattro mail complete da adattare, gli errori più comuni e il modo per scriverla con l'intelligenza artificiale partendo da pochi appunti.

Come scrivere una mail formale, le sei parti

Una mail formale ha sempre lo stesso scheletro. Oggetto, saluto, prima frase con lo scopo, corpo, chiusura, firma. Se ogni parte fa il suo lavoro, chi legge capisce subito cosa vuoi e cosa deve fare.

L'oggetto

Deve dire di cosa si parla, con un dettaglio che renda la mail facile da ritrovare. «Richiesta» o «Informazioni» non bastano, «Fattura n. 128 del 2 ottobre, scadenza superata» sì. Niente maiuscolo per intero, niente punti esclamativi, niente «URGENTE» se non lo è davvero.

Il saluto

Con una persona di cui conosci il nome, la formula più sicura è «Gentile» seguito dal titolo, o da signora e signor, e dal cognome, come «Gentile dott.ssa Conti». «Egregio» è corretto ma più cerimonioso, adatto a un avvocato o a una carica pubblica. «Spettabile», abbreviato in Spett.le, si usa per aziende, enti e uffici, non per le persone. Usa un titolo solo se sei sicuro che spetti, nel dubbio «Gentile signora Bianchi». Dopo il saluto metti la virgola, vai a capo e riprendi con la minuscola.

La prima frase e il corpo

La prima frase dice perché scrivi. «Le scrivo a proposito della fattura n. 128» funziona meglio di tre righe di preambolo. Evita «Spero che questa mail La trovi bene», un calco dall'inglese che suona di circostanza. Poi un argomento per mail, paragrafi di due o tre frasi, dati scritti per intero, date, importi, numeri di ordine o di protocollo. Nomina gli allegati e fai una sola richiesta, con una scadenza se serve.

Chiusura, saluti e firma

Prima dei saluti una frase di congedo breve, come «Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento». «Cordiali saluti» va bene quasi sempre, «Distinti saluti» è più distaccato e si addice a un ufficio pubblico, «Un cordiale saluto» è più caldo, utile con un cliente che conosci. Una sola formula, senza doppioni come «Distinti e cordiali saluti». In firma nome e cognome, ruolo, azienda e un recapito.

Lei, voi e la maiuscola di cortesia

A una persona si dà del lei. A un'azienda, a un ufficio o a più persone si dà del voi, che ha preso il posto del «loro», ormai antiquato. Nella stessa mail puoi usarli entrambi, «il vostro sito» per l'azienda e «le chiedo» per la persona a cui scrivi.

Sulla maiuscola, l'Accademia della Crusca spiega che il Lei maiuscolo in lettere e mail è una scelta facoltativa, fatta per opportunità sociale, e che nessuna regola linguistica la impone. Se la scegli, usala ovunque, anche in «contattarLa». L'errore vero è mescolare «Le scrivo» e «le chiedo» nella stessa mail. E con un uomo l'accordo al maschile è corretto, «Lei è stato invitato». Negli esempi la mail all'ufficio pubblico usa la maiuscola, le altre la minuscola.

Saluti e chiusure in base al destinatario

Quattro esempi di mail formale da adattare

Gli esempi sono illustrativi, con nomi e dati inventati. Le parti tra parentesi quadre vanno sostituite con i tuoi dati.

1. Richiesta di informazioni a un'azienda

Oggetto: Corso di contabilità di novembre, informazioni per due iscrizioni

Gentile dott.ssa Conti,

ho visto sul vostro sito il corso di contabilità per piccole imprese che parte a novembre e vorrei iscrivere due collaboratrici del mio studio.

Prima di procedere le chiedo tre informazioni: il calendario delle lezioni, la possibilità di seguirle a distanza e il costo per due iscrizioni, con fattura intestata allo studio.

Le sarei grato di una risposta entro venerdì 6 novembre, così da organizzare i turni in ufficio.

Cordiali saluti,

Marco Ferraris, Studio Ferraris, [telefono]

Lo scopo è nella prima riga, le domande stanno in una frase sola e la scadenza ha un motivo.

2. Sollecito di pagamento cortese

Oggetto: Fattura n. 128 del 2 ottobre, scadenza superata

Gentile signor Galli,

le scrivo a proposito della fattura n. 128 del 2 ottobre 2026, di 1.464,00 euro, per la manutenzione degli impianti di settembre. La scadenza era il 16 ottobre e a oggi non ci risulta il pagamento.

Se il bonifico è già partito, la prego di ignorare questo messaggio e, se possibile, di inviarmi la ricevuta. In caso contrario le chiedo di provvedere entro venerdì 30 ottobre, alle coordinate indicate in fattura, che le allego di nuovo.

Per qualsiasi dubbio sull'importo resto a disposizione, anche al telefono.

Cordiali saluti,

[nome e cognome], Amministrazione, [azienda]

Ci sono tutti i riferimenti per ritrovare la fattura, una via d'uscita elegante per chi ha già pagato e una data. Il secondo sollecito può essere più breve e più fermo, mai minaccioso.

3. Richiesta a un ufficio pubblico

Con la pubblica amministrazione cita subito i riferimenti della pratica. Se la richiesta ha valore formale, come un'istanza, controlla sul sito dell'ente se va inviata tramite PEC o da un portale dedicato.

Oggetto: Pratica n. 2026/4512, richiesta di aggiornamento sul rimborso TARI

Gentile Responsabile dell'Ufficio Tributi,

mi chiamo Anna Ricci, codice fiscale [codice fiscale], e Le scrivo in merito alla richiesta di rimborso TARI per il 2025 presentata il 12 maggio 2026, protocollo n. 2026/4512.

A oggi non ho ricevuto comunicazioni sull'esito. Le chiedo cortesemente di indicarmi lo stato della pratica e, se manca qualche documento, quale devo integrare e con quale modalità. Allego la ricevuta di presentazione.

La ringrazio per l'attenzione e resto in attesa di un Suo cortese riscontro.

Distinti saluti,

Anna Ricci, [indirizzo], [telefono]

L'ufficio trova la pratica senza chiedere altro e la domanda è una sola. La maiuscola di cortesia è coerente, Le, La, Suo.

4. Risposta a un reclamo

Mettiamo che un negozio di ceramiche riceva una lamentela per un servizio da tè arrivato con due tazze rotte, con le foto allegate.

Oggetto: Re: Ordine n. 5531 arrivato danneggiato

Gentile signora Marchetti,

la ringrazio per averci scritto e per le foto, che mostrano bene il danno. Mi dispiace che il servizio sia arrivato con due tazze rotte.

Oggi le abbiamo spedito due tazze nuove, con consegna prevista entro giovedì 29 ottobre, e non deve restituire quelle danneggiate. Abbiamo anche rivisto l'imballo di questo articolo.

Se preferisce il rimborso dell'intero servizio al posto della sostituzione, me lo scriva rispondendo a questa mail e procediamo in giornata.

Un cordiale saluto,

[nome e cognome], Servizio clienti, [negozio]

Le scuse sono brevi e concrete, il rimedio arriva prima di qualsiasi giustificazione e la cliente decide l'ultimo passo. Niente «ci scusiamo per l'eventuale disagio», che sminuisce un problema reale.

Gli errori che rendono una mail poco professionale

• Oggetto vuoto o generico. Una mail con «Info» non si ritrova più.
• Titoli sbagliati. Chiamare dottore chi non lo è irrita più di un saluto semplice.
• Registro che cambia a metà. Lei nel saluto e tu nella chiusura, o la maiuscola usata solo in qualche punto.
• Richieste sparse. Tre domande in tre paragrafi diversi, senza scadenza. Chi legge ne evade una e dimentica le altre.
• Indirizzi di tutti in chiaro. Se scrivi a più persone esterne che non si conoscono, usa il Ccn.

Il metodo in cinque passi

1. Scrivi la richiesta in una frase. Se non ci riesci, la mail non è ancora pronta.
2. Guarda chi legge. Persona o ufficio, rapporto nuovo o consolidato. Da qui scegli saluto, lei o voi e chiusura.
3. Raccogli i riferimenti. Numeri, date, importi, allegati, tutto quello che serve a risponderti senza chiederti altro.
4. Scrivi l'oggetto per ultimo. A testo finito sai esattamente di cosa parla la mail.
5. Rileggi dal telefono. Controlla nomi, cifre, destinatari e allegati, poi invia.

Come scrivere una mail formale con il Generatore di email

Con la struttura chiara, la parte lenta resta trovare le parole. Il Generatore di email di Infinithink parte da due campi. In Oggetto o argomento basta un oggetto provvisorio. In Cosa deve dire l'email scrivi a chi è rivolta, perché scrivi, i punti chiave, date o cifre e cosa deve fare chi legge. Per il sollecito dell'esempio 2 bastano appunti come questi.

Oggetto o argomento: Fattura 128 scaduta

Cosa deve dire l'email: al signor Galli, cliente, rapporto formale, dare del lei. Fattura n. 128 del 2 ottobre, 1.464 euro, manutenzione impianti di settembre, scaduta il 16 ottobre. Se ha già pagato chiedere la ricevuta, altrimenti pagamento entro il 30 ottobre. Allego di nuovo la fattura.

Ricevi una mail completa, con un oggetto fino a 60 caratteri, lo scopo nella prima frase, paragrafi brevi, una sola richiesta e un saluto finale con il segnaposto [il tuo nome], di solito tra 80 e 200 parole. Il registro segue il rapporto che descrivi. Lo strumento è pensato per non inventare dati, se ne manca uno essenziale lascia un segnaposto tra parentesi quadre. Non invia la mail e non si collega alla tua casella, copi il testo nel tuo programma di posta e controlli nomi, date e cifre. La lingua si sceglie nelle impostazioni, quindi da appunti in italiano puoi ottenere una mail in inglese.

Per due casi c'è lo strumento dedicato. Per il reclamo, Risposta a un'email parte dal messaggio ricevuto e risponde a ogni richiesta nell'ordine in cui è stata fatta. Per il secondo sollecito, Email di follow-up richiama il contatto precedente nella prima frase e chiede un solo passo semplice. Se la mail l'hai scritta tu, Correzione di bozze la corregge e spiega ogni modifica.

Tutti e quattro si usano già con il piano Free, gratuito e senza carta di credito. Ogni mail generata, e ogni nuova versione, usa crediti in base alle parole scritte. Nei piani a pagamento puoi salvare in Brand Voice i dati della tua attività per non ripeterli, e la pagina dei prezzi mostra quali piani lo includono.

Inizia gratis con il piano Free. Senza carta di credito e senza scadenza, gli strumenti di scrittura si usano da subito. Crea l'account gratis

Domande frequenti

Come si inizia una mail formale?

Con «Gentile» seguito dal titolo, o da signora o signor, e dal cognome, poi la virgola. A capo, la prima frase dice subito perché scrivi.

Lei si scrive con la maiuscola nelle mail?

Si può, ma non è obbligatorio. Se la usi, usala in tutta la mail, anche nelle forme come «contattarLa».

Meglio Cordiali saluti o Distinti saluti?

Cordiali saluti va bene quasi sempre. Distinti saluti è più distaccato, adatto a uffici pubblici e comunicazioni ufficiali. Scegline una sola.

Come si scrive una mail formale a un'azienda senza conoscere il destinatario?

Apri con «Spett.le» e il nome dell'azienda, indica l'ufficio a cui è rivolta e usa il voi. Nella prima frase spiega cosa ti serve, così la mail arriva a chi può rispondere.

Si può scrivere una mail formale con l'intelligenza artificiale?

Sì, se le dai i fatti. Con il Generatore di email indichi destinatario, motivo, dati e richiesta e ricevi una bozza completa, con segnaposti per i dati mancanti da completare prima dell'invio.